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Viagem internacional a negócios: tudo o que você precisa saber!

By Viagem de Negócios março 29, 2024 No comment

Imersão de Negócios

Uma viagem internacional a trabalho é uma oportunidade única para profissionais expandirem seus horizontes e adquirirem novas habilidades e conhecimentos. Além disso, pode ser um meio valioso para estabelecer novos contatos comerciais e fortalecer relacionamentos existentes.

Organizar uma viagem internacional a trabalho requer planejamento cuidadoso e atenção aos detalhes. É importante verificar diversos pontos e organizar de maneira minuciosa os processos. Também é importante levar em conta o objetivo da viagem e o que se espera dela, a fim de garantir que sejam cumpridas as responsabilidades da empresa.

Há muito o que falar sobre essa categoria de viagem corporativa, e foi por isso que decidimos fazer este guia, oferecendo as informações essenciais para você planejar e executar uma viagem internacional. Afinal, com planejamento adequado e dedicação, ela pode ser uma jornada inesquecível e bem-sucedida. Siga a leitura e aproveite todas as dicas!

O que são viagens internacionais a negócio? Viagens internacionais a negócio são viagens realizadas com o objetivo de conduzir atividades relacionadas ao trabalho, como reuniões com clientes ou fornecedores, participação em feiras ou eventos, negociações comerciais ou outros assuntos profissionais.

Essas viagens são geralmente pagas pelo empregador ou pelo próprio negócio e são uma parte importante do relacionamento comercial global. Elas geralmente envolvem uma combinação de viagens de ida e volta entre o local de trabalho e o local de destino, alojamento, refeições e outras despesas relacionadas ao trabalho.

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Considerando tantos pontos de gerenciamento e organização, é importante planejar com antecedência e seguir as regulamentações de viagens internacionais, incluindo regulamentos de vistos, passaportes e outros requisitos de entrada no país de destino.

Quando as viagens corporativas internacionais são necessárias? As viagens internacionais a trabalho são necessárias quando as relações comerciais internacionais requerem a presença física de um representante da empresa, podendo influenciar diretamente no sucesso da organização. Algumas das situações nas quais as viagens corporativas internacionais são necessárias são:

Reuniões com clientes ou fornecedores, que são importantes para estabelecer relações comerciais e discutir assuntos importantes, especialmente quando as partes não estão localizadas no mesmo país;
Participação em feiras e eventos, que correspondem a oportunidades para as empresas apresentarem seus produtos e serviços a novos clientes e fornecedores;
Negociações comerciais, que são uma parte importante do relacionamento comercial e, às vezes, requerem a presença física de um representante da empresa;
Treinamento de funcionários, onde a empresa pode enviar funcionários para outro país para participar de treinamentos e workshops a fim de melhorar suas habilidades e conhecimentos;
Prospecção de novos mercados, já que as viagens internacionais a negócios podem ser necessárias para explorar novos mercados e avaliar as oportunidades de negócios em outros países.

Foto: Missão de Negócios ao Vale do Silício

O que é uma política de viagens corporativas e por que é importante? A política de viagens corporativas é um conjunto de regras e diretrizes estabelecidas por uma empresa para o gerenciamento de viagens de negócios para seus funcionários. Pode ser encarada como um guia, já que é a partir dela que os colaboradores compreendem as posturas esperadas e as diretrizes da organização.

Ela é importante por vários motivos, entre eles o controle de custo, já que ajuda a controlar os gastos associados às viagens de negócios e a eficiência das viagens, garantindo que os funcionários tenham acesso aos melhores preços e opções de viagem.

Além disso, uma política bem estabelecida também fornece clareza e transparência aos funcionários, permitindo que eles saibam exatamente o que é esperado deles durante uma viagem de negócios, apoiando a minimização de conflitos e problemas.

Orçamento da viagem A política de viagens deve determinar também o teto de gastos para a experiência fora do país para cada colaborador. Antes do embarque, enquanto estiver acontecendo o planejamento, é interessante comunicar o funcionário sobre o limite de gastos diários, mostrando quais despesas são de responsabilidade da empresa e quais gastos podem ser reembolsados.

Reembolso de gastos na viagem Após a comunicação com o colaborador sobre a política de reembolso, é necessário reforçar a necessidade de manter todos os recibos e comprovantes de despesas relacionados à viagem, incluindo passagens aéreas, hospedagem corporativa, refeições, táxi etc., para então, após a viagem, iniciar a submissão da solicitação.

A empresa analisará a solicitação de reembolso e verificará se as despesas são elegíveis para reembolso de acordo com a política de reembolso da empresa. Caso a solicitação seja aprovada, a empresa fará o reembolso das despesas elegíveis, geralmente por meio de transferência bancária ou depósito em conta corrente.

Missão Empresarial Vale do Silicio

Em algumas empresas, a tecnologia pode ser usada para automatizar e facilitar o processo de reembolso de gastos de viagem internacional, incluindo a coleta e armazenamento de informações, submissão de solicitações e processamento de pagamentos. É interessante entender também que a tecnologia pode ajudar a garantir transparência e integridade do processo de reembolso.

Qual a diferença entre viagem internacional e nacional? A principal diferença entre viagem corporativa internacional e nacional é o local de destino. Viagens a trabalho internacionais envolvem viajar para outro país para conduzir atividades relacionadas ao trabalho, enquanto viagens corporativas nacionais ocorrem dentro do próprio país.

Além disso, as viagens corporativas internacionais podem envolver mais complexidade e planejamento para a empresa e para o colaborador viajante, incluindo regulamentos de visto, passaporte, vacinação e outros requisitos de entrada no país de destino. É necessário considerar que podem existir desafios relacionados à língua, cultura e moeda diferentes.

Por outro lado, viagens corporativas nacionais tendem a ser menos complexas e envolvem menos tempo de viagem e menor deslocamento do colaborador. Também é mais provável que as partes envolvidas em reuniões, eventos e outros encontros compartilhem a mesma língua e cultura.

Em geral, as viagens corporativas nacionais são menos onerosas e mais simples do que as viagens corporativas internacionais, mas ambas são importantes para o sucesso dos negócios da empresa.

Quais os desafios dos viajantes em viagens corporativas internacionais? Há diversas benfeitorias provocadas pelas viagens corporativas internacionais, mas há também desafios dentro dessa missão para o colaborador que estará em outro território. É válido reforçar que o viajante precisa ser flexível e adaptável para lidar com esses desafios, para aproveitar ao máximo sua viagem a negócios.

Conheça os principais desafios!

Bagagem reduzida Os desafios de uma viagem internacional podem iniciar antes mesmo de sair de casa. Isso porque manter a bagagem dentro do peso estabelecido pela empresa aérea e não esquecer de nada importante já são missões difíceis!

Missão Empresarial Imersão Vale do Silicio

É importante fazer um checklist para lembrar-se de todos os itens importantes para os dias fora de casa e pesquisar sobre os materiais proibidos dentro do avião, ainda mais em trajetos internacionais.

Os materiais de trabalho não podem ser esquecidos! Afinal, qualquer deslize em relação a essa bagagem pode prejudicar o andamento da viagem. O notebook precisa estar presente, assim como pendrives, materiais institucionais, cartões de visita e cartões corporativos.

Jet lag A mudança de fuso horário pode causar fadiga, sonolência e desorientação em quem está viajando. Além disso, alguns problemas com concentração, problemas estomacais, insônia, falhas de memória, irritação na pele, variação de humor e falta de energia também podem ocorrer.

Para lidar com o jet lag, os viajantes devem tentar se adaptar rapidamente ao novo horário, praticar hábitos saudáveis de sono, manter uma dieta equilibrada e o hábito de praticar atividade física.

Tomar bastante água também pode ajudar na recuperação da mudança do fuso horário. Além disso, é importante evitar o consumo excessivo de cafeína e álcool, que podem agravar os sintomas.

Diferenças culturais Os viajantes de viagens corporativas internacionais podem se deparar com diferenças culturais e expectativas sociais diferentes, o que pode ser desafiador para estabelecer relacionamentos comerciais bem-sucedidos. Entre os principais pontos de desencontros culturais, estão:

comunicação, pois as diferenças na linguagem, gestos e etiqueta podem levar a mal-entendidos;
comportamento social, crenças e normas diferentes podem afetar a forma como as pessoas se comportam em situações sociais, como jantares de negócios ou reuniões;
expectativas dos viajantes em relação aos serviços de hospedagem, alimentação e transporte;
barreiras linguísticas, já que a falta de conhecimento da língua do país de destino pode ser um obstáculo para se comunicar efetivamente com os clientes e fornecedores.

Regulamentos de visto Os viajantes de viagens corporativas internacionais precisam cumprir os regulamentos de visto para entrar no país de destino, o que pode ser um processo demorado e burocrático, mas não impossível. Esse é um bom exemplo da importância do planejamento com antecedência para viagens internacionais a trabalho.

Problemas de saúde As diferenças nos padrões de saúde e segurança, incluindo as condições climáticas e a qualidade da água e alimentos, podem levar a problemas de saúde para os viajantes. Para evitar problemas maiores, pode-se:

verificar as condições climáticas antecipadamente e se preparar adequadamente;
manter-se hidratado bebendo apenas água engarrafada ou esterilizada;
evitar comer frutas e vegetais crus, especialmente estando em um local com práticas alimentares diferentes;
escolher restaurantes com boas avaliações e evitar comer comida vendida em feiras ou ruas.

Mudanças na rotina A mudança de ambiente, a falta de familiaridade com o local de destino e a falta de rotina podem ser desafiadoras para os viajantes de viagens corporativas internacionais. Para driblar o mau humor e estresse causados por esse contexto, é importante ter momentos de lazer durante os dias fora de casa e se manter em contato com a família e amigos.

Desafios de logística Planejar uma viagem corporativa internacional pode ser desafiador, especialmente quando se trata de reservar voos, acomodações e outras necessidades logísticas. Nesse ponto, para aliviar os desafios, é extremamente importante que se planeje tudo com muita antecedência.

Qual a importância do planejamento para uma viagem internacional a negócios? Investir um tempo no planejamento de uma viagem internacional a trabalho é o segredo para evitar grandes dores de cabeça, facilitar os processos e também para intensificar os resultados da viagem.

Sem contar que, quando a empresa e o funcionário viajante reservam um tempo para organizar os trâmites, a viagem se torna mais segura, eficiente (principalmente em relação às reuniões e atividades) e, obviamente, organizada.

Os gastos com a viagem também são afetados porque se o tempo estiver a seu favor, é possível encontrar opções mais acessíveis de transporte, hospedagem e alimentação, além de possíveis descontos para viagens de negócios.

Diretor da Timbro da depoimento sobre Missão de Negócios ao Panamá

Depoimento empresário de Orlando – USA sobre o Vale do Silício

Depoimento sobre Imersão ao Vale do Silício
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